ईमेल को ऑटोमैटिक तरीके से फोल्डर में कैसे सॉर्ट करें?
क्या है खबर?
जीमेल में अव्यवस्थित इनबॉक्स को संभालना अक्सर मुश्किल हो जाता है, लेकिन ऑटो-सॉर्टिंग की मदद से यह काम आसान बन सकता है। फोल्डरों और नियमों की मदद से ईमेल अपने आप सही जगह पहुंच जाते हैं, जिससे समय की बचत होती है और जरूरी मैसेज तुरंत नजर में आते हैं। सही ढंग से सेटअप किए गए फिल्टर और टूल न केवल इनबॉक्स को व्यवस्थित रखते हैं, बल्कि आपकी उत्पादकता भी बढ़ाते हैं।
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फिल्टर और नियमों का उपयोग
ईमेल फिल्टर और नियम, मैसेजेस को सेंडर, विषय या कीवर्ड के आधार पर अपने आप सॉर्ट कर देते हैं। जैसे कोई मेल 'इनवॉइस' शब्द से जुड़ा है तो उसे सीधे वित्तीय फोल्डर में भेजा जा सकता है, जिससे आपको बार-बार इनबॉक्स देखने की जरूरत नहीं पड़ती। इस खास सुविधा से आपके अकाउंट में ईमेल व्यवस्थित रहते हैं और आप बिना समय गंवाए महत्वपूर्ण मैसेज को आसानी से ढूंढ सकते हैं।
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लेबल और श्रेणियों की मदद
फोल्डरों के अलावा, लेबल और श्रेणियां ईमेल को व्यवस्थित करने का बेहतर तरीका देते हैं। लेबल से आप किसी मैसेज को हटाए बिना कई टैग जोड़ सकते हैं, जबकि श्रेणियां रंग या सामान्य टैग के जरिए मेल को समूह में रखती हैं। इससे मेल पहचानने में आसानी होती है और जरूरी ईमेल अलग-अलग समूहों में तुरंत उपलब्ध हो जाते हैं। यह तरीका इनबॉक्स को साफ और देखने में आसान बनाता है।
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थर्ड-पार्टी टूल और अपडेट
कई थर्ड-पार्टी टूल ईमेल क्लाइंट से जुड़कर सॉर्टिंग को और आसान बना देते हैं। ये टूल पहले से बने टेम्पलेट देते हैं, जैसे न्यूजलेटर्स को अलग फोल्डर में भेजना। इसके साथ ही, समय-समय पर अपनी सेटिंग की समीक्षा और अपडेट करना भी जरूरी है। नए संपर्क या बदलते कामकाज के हिसाब से नियम और फिल्टर बदलना पड़ता है। ऐसा करने से गलत सॉर्टिंग से बचा जा सकता है और ईमेल प्रबंधन सही बना रहता है।