अपने ईमेल का जवाब ऑटोमेट कैसे करें? यहां जानिए तरीका
क्या है खबर?
जीमेल या किसी अन्य प्लेटफॉर्म पर ईमेल का जवाब ऑटोमेट करना यानी मेल अपने आप भेजना, समय बचाने का बहुत अच्छा तरीका है। इससे रोज के काम आसान हो जाते हैं और मेहनत भी कम लगती है। बार-बार एक जैसे मेल का जवाब खुद देने की जरूरत नहीं रहती। इससे ग्राहक को जल्दी जवाब मिल जाता है। कंपनियां और लोग दोनों इस तरीके से अपना कीमती समय बचा सकते हैं और जरूरी कामों पर ज्यादा ध्यान दे सकते हैं।
#1
सही टूल और आसान टेम्पलेट बनाएं
ईमेल ऑटोमेट करने के लिए पहले ऐसा टूल चुनें, जो आपके काम के लिए आसान और सही हो। बहुत से टूल होते हैं जो ऑटो-रिस्पॉन्स, शेड्यूल और टेम्पलेट बनाने की सुविधा देते हैं। टूल का चुनाव करते समय ये देखें कि वह आपके सिस्टम से जुड़ सके और चलाने में आसान हो। इसके बाद ऐसे टेम्पलेट बनाएं, जिन्हें हर बार टाइप न करना पड़े। मेल साफ, आसान भाषा में और समझने लायक हो, ताकि सब पढ़कर ठीक से समझ सकें।
#2
ट्रिगर सेट करें और कामकाज पर नजर रखें
ईमेल अपने आप तब भेजे जाते हैं जब आपने कोई ट्रिगर सेट किया हो, जैसे किसी ने कुछ पूछा हो या फॉर्म भरा हो। इसलिए जरूरी है कि ट्रिगर को ठीक तरह से सेट किया जाए। ये तय करें कि मेल सही वक्त पर और सही लोगों तक पहुंच रहा हो। इसके बाद ईमेल खुलने की दर, जवाब मिलने की संख्या और ग्राहक की प्रतिक्रिया पर भी नजर रखें। ये सब देखने से आपको सुधार के मौके मिलते हैं।
#3
मेल ऑटोमेट हो लेकिन थोड़ा पर्सनल भी लगे
ऑटोमेट मेल भेजते समय अगर उसमें नाम या पिछली बातों का जिक्र हो तो सामने वाले को अच्छा लगता है। इससे ग्राहकों को लगता है कि मेल खास उनके लिए भेजा गया है। इस तरह का मेल ज्यादा असरदार होता है। जैसे 'प्रिय अमित' से शुरुआत करना, या पिछली खरीद का जिक्र करना। ऐसे मेल से लोग जल्दी जवाब देते हैं और कंपनी से जुड़ाव भी बढ़ता है। जितना पर्सनल मेल होगा, उतना अच्छा असर पड़ेगा और भरोसा भी बढ़ेगा।