ईमेल ऑटोमेशन: रिस्पॉन्स टेंपलेट कैसे बनाएं?
क्या है खबर?
ईमेल ऑटोमेशन बातचीत को आसान बनाने के लिए एक बहुत काम का तरीका है। आप रिस्पॉन्स टेंपलेट बनाकर अपना समय बचा सकते हैं और यह भी पक्का कर सकते हैं कि आपके सभी ईमेल एक जैसे दिखें। चाहे आपको ग्राहकों के सवालों का जवाब देना हो या न्यूजलेटर भेजने हों, कुछ टिप्स आपको आसानी से साफ और प्रोफेशनल ईमेल लिखने में मदद करेंगे। यहां आपको ईमेल टेंपलेट बनाने के कुछ खास तरीके बताएगी, जिनका इस्तेमाल कई कामों कर सकते हैं।
#1
क्या होती हैं ईमेल टेंपलेट?
ईमेल टेंपलेट पहले से तैयार किए गए ऐसे फॉर्मेट होते हैं, जिनमें आप बार-बार शुरुआत से लिखे बिना अपनी जानकारी भर सकते हैं। ऐसे कामों के लिए बहुत अच्छे होते हैं, जो बार-बार करने पड़ते हैं- जैसे कन्फर्मेशन भेजना, न्यूजलेटर भेजना या आम सवालों के जवाब देना। इन टेंपलेट को बनाना और इस्तेमाल करना सीखने से आपकी काम करने की क्षमता बहुत बढ़ जाती है, जिससे आप जरूरी कामों पर ध्यान दे पाते हैं।
#2
स्पष्ट सब्जेक्ट लाइन बनाना
सब्जेक्ट लाइन वो पहली चीज होती है, जो ईमेल पाने वाला देखता है, इसलिए इसका साफ और छोटा होना बहुत जरूरी है। एक अच्छी सब्जेक्ट लाइन ईमेल का माहौल तय करती है और उसके अंदर क्या है? इसका अंदाजा भी देती है। अपने मैसेज से जुड़े जरूरी कीवर्ड का इस्तेमाल करें और इसे छोटा रखें। इसे 50 अक्षरों से कम रखना सही माना जाता है, जिससे यह ध्यान खींचे और क्लाइंट की डिस्प्ले लिमिट में भी फिट हो जाए।
#3
टेंपलेट को पर्सनल बनाना
ईमेल को कम ऑटोमेटेड और ज्यादा पर्सनल बनाने के लिए पर्सनलाइजेशन बहुत जरूरी है। नामों, तारीखों या दूसरी ऐसी जानकारी के लिए जगह बनाएं, जिन्हें हर पाने वाले के हिसाब से बदला जा सके। इससे आपका ईमेल ऑटोमेटिक तैयार किया हुआ नजर नहीं आएगा और व्यक्तिगत दिखेगा। इस तरह, आप अपनी बातचीत को प्रोफेशनल रखते हुए भी उस व्यक्ति के लिए खास बना सकते हैं, जिससे आप बात कर रहे हैं।
#4
कॉल-टू-एक्शन एलिमेंट्स को शामिल करना
हर ईमेल टेंपलेट में एक साफ कॉल-टू-एक्शन (CTA) होना चाहिए ,जो पाने वाले को बताए कि आगे क्या करना है? इसमें किसी लिंक पर क्लिक करना, ईमेल का जवाब देना या कोई फॉर्म भरने जैसे निर्देश शामिल हो सकते हैं। अपने CTA को बटन या मोटे टेक्स्ट का इस्तेमाल करके अलग दिखाएं और इसे आसान रखें, ताकि पाने वालों को ठीक से पता चले कि आप उनसे क्या चाहते हैं।
#5
अपने टेंपलेट को टेस्ट करना और बेहतर बनाना
अपने ईमेल टेंपलेट को बड़े पैमाने पर लागू करने से पहले एक छोटे ग्रुप के साथ उनका टेस्ट करें कि वे कैसे काम करते हैं। किसी भी फॉर्मेटिंग की समस्या या टूटे हुए लिंक की जांच करें और यह पक्का करें कि सभी प्लेसहोल्डर सही से काम कर रहे हैं। ओपन रेट और इंगेजमेंट लेवल को ट्रैक करने के लिए एनालिटिक्स टूल का इस्तेमाल करें, ताकि समय के साथ अपने टेंपलेट को बेहतर बना सकें और अच्छे नतीजे पा सकें।