ईमेल भेजते समय इन गलतियों को करने से बचें, जानें सही तरीका
क्या है खबर?
आजकल ईमेल करना आम हो गया है। ऑफिस के काम से अलावा भी कई कामों के लिए लोग ईमेल करते हैं।
इस दौरान वे कई बातों का ध्यान रखते हैं। अच्छी तरह ईमेल लिखने के लिए वे अपने सीनियर्स आदि से टिप्स लेते हैं।
इसके बावजूद भी कुछ ऐसी गलतियां कर जाते हैं, जो उन्हें नहीं करनी चाहिए।
इस कारण हमने यहां ईमेल राइटिंग में होने वाली कुछ सामान्य गलतियां बताई हैं।
#1
बड़े अक्षरों में लिखना
कई बार लोग ध्यान नहीं देते कि कीबोर्ड में कैप्स लॉक की बटन प्रेस होती है और जल्दबाजी में ईमेल टाइप कर भेज देते हैं।
इससे उनका पूरा ईमेल बड़े अक्षरों यानी कैपिटल लैटर में टाइप हो जाता है, जो देखने में खराब लगता है।
इसके अलावा अगर जल्दी ईमेल लिखना चाहते हैं और चाहते हैं कि टाइपिंग में गलती न हो तो वर्चुअल कीबोर्ड की मदद से बोलकर टाइपिंग करें। इससे समय बचेगा और गलती भी नहीं होगी।
#2
सही समय पर ईमेल न भेजना
ईमेल भेजने का भी एक सही समय होता है, लेकिन ज्यादातर लोग इस बात पर ध्यान नहीं देते हैं और कभी भी ईमेल भेज देते हैं।
अगर आप चाहते हैं कि कोई भी आपका ईमेल मिस न करे तो आपको सुबह 09:00 बजे से थोड़ा पहले ही ईमेल भेजना चाहिए, क्योंकि ज्यादातर ऑफिसेस में 09:00 बजे के बाद काम शुरू होता है।
इस कारण इससे थोड़ा पहले ईमेल भेजने से सामने वाले के इनबॉक्स में पहला ईमेल आपका होगा।
#3
ज्यादा और शॉर्ट फॉर्म में लिखना
कई लोगों की आदत होती है कि वे ईमेल में काफी कंटेट लिख देते हैं, जिसे पढ़ने में काफी समय लग जाता है।
इस कारण सामने वाले उस ईमेल को स्किप कर सकता है। इसलिए जितना जरूरी है उतना ही लिखें।
इसका मतलब यह नहीं कि आप सभी चीजों की शॉर्ट फॉर्म उपयोग करें।
फॉर्मल ईमेल में चैटिंग वाली भाषा का उपयोग न करें और ऐसे लिखें कि सामने वाला आपकी सारी बातें साफ-साफ समझ पाए।
#4
सब्जेक्ट पर ध्यान न देना और अधिक पर्सनल डिटेल्स देना
ईमेल में एक सब्जेक्ट का ऑप्शन भी आता है, जिसमें ईमेल किस बारे में यह लिखना होता है। कई लोग इस पर ध्यान नहीं देते हों और कुछ भी लिख देते हैं। ऐसा करना गलत है।
कोई भी आपका ईमेल देखने से पहले सब्जेक्ट पढ़ेगा। अगर उसे वह काम का लगेगा तभी पूरा ईमेल ओपन करेगा। इसलिए सब्जेक्ट ध्यान से लिखें।
इसके साथ ही ज्यादा पर्सनल डिटेल न दें। इन गलतियों से बचकर आप अच्छा और आकर्षक ईमेल लिख पाएंगे।