ऑनलाइन मीटिंग करते समय ध्यान रखें ये बातें, नहीं होगी कोई गड़बड़
आजकल कोरोना वायरस महामारी के कारण ज्यादातर लोग घर से ही काम कर रहे हैं। ऐसे में काम की समीक्षा या योजनाओं के लिए पूरी टीम के साथ रोजाना या सप्ताहिक ऑनलाइन मीटिंग की जाती है। कई बार ऐसा होता है कि मीटिंग के कारण आपका अधिक समय चला जाता है और काम भी नहीं हो पाता। इसलिए ऑनलाइन मीटिंग को प्राभवशाली और उपयोगी बनाने के लिए आपको कई बातों का ध्यान रखना चाहिए ताकि कोई गड़बड़ न हो।
मीटिंग का एजेंडा तैयार रखें
अगर आप एक ऑनलाइन मीटिंग करना चाहते हैं तो उसके लिए एजेंडा तैयार करें। पहले से ही ये सोचकर रखें कि आपको किस बारे में बात करनी है। इससे आपको कई फायदे होते हैं। एक तो आपको पहले से पता होगा कि आपको क्या-क्या बताना है और दूसरा इससे आपका समय भी बचेगा। आपको बार-बार सोचना नहीं पड़ेगा कि आपको क्या बताना था। इस कारण मीटिंग करने से पहले हमेशा अपना एजेंडा तैयार रखें।
पहले से ही समय निश्चित कर लें
ऑनलाइन मीटिंग के लिए समय सीमा निश्चित करना भी जरूरी है। अगर आप 30 मिनट की मीटिंग करना चाहते हैं तो उस समय में आपको क्या बात करनी है, इसके लिए समय अनुसार प्वाइंट बना सकते हैं। इससे आपका समय बहुत बचता है क्योंकि आप समय के अनुसार ही बात करते हैं और सामने वाले को भी पता होता कि उसकी मीटिंग कितनी देर चलेगी। उसके अनुसार वे अपने अन्य काम मैनेज कर सकते हैं।
सही टूल का करें इस्तेमाल
ऑनलाइन मीटिंग करने के लिए एक सही टूल को चुनना होगा, जिससे मीटिंग आसानी से हो सके। कई टूल्स ऐसे होते हैं जिससे कि मीटिंग करने में परेशानी आती है और बार-बार कॉल कट जाती है, इसिलए इस बात पर ध्यान दें।
पहले से ही सब तैयारी कर लें
मीटिंग शुरू होने से कम से कम 10 मिनट पहले ही अपना इंटरनेट कनेक्शन और सिस्टम देख लें। कई बार ऐसा होता है कि मीटिंग शुरू हो जाती है और आपका इंटरनेट सही काम नहीं करता। इस कारण आपके साथ-साथ अन्य लोगों का भी समय खराब होता है। साथ ही जरूरत पड़ने वाली सारी चीजें अपने पास रखे लें ताकि मीटिंग के बीच में आपको कोई समस्या न आए और आप आराम से अपनी मीटिंग कर सकें।
इस प्रकार खत्म करें मीटिंग
जिस प्रकार मीटिंग की सही शुरूआत करना जरूरी है उसी प्रकार इसका अंत भी सही और अच्छा होना बहुत जरूरी है। अपनी बात करने के बाद मीटिंग खत्म करने से पहले सभी से पूछे लें कि उन्हें कुछ पूछना तो नहीं है या उनके कोई सुझाव तो नहीं देना है। वहीं अगली मीटिंग कब और किस बारे में होगी, इसके बारे में जानकारी दें ताकि सभी लोग उसके लिए तैयार होकर आएं।
